Rabu, 05 November 2008

Korupsi Di Bagian GUDANG

UPAYA PENCEGAHAN KORUPSI DI BAGIAN GUDANG
** by Uung Barlianto, S.Si dari berbagai sumber **
Juni 2008
Dipresentasikan pada Acara :
Managemen Review PT. Pismatex Textile Industry di Pekalongan Juni 2008
Managemen Review PT. Panahmas Centratama Niaga di Malang November 2008


Siklus persediaan dan pergudangan meliputi kegiatan sejak perencanaan kebutuhan persediaan (bahan baku), penerimaan bahan baku dan barang jadi hasil produksi, penyimpanan sampai pada pengiriman barang-barang kepada pembeli. Fungsi-fungsi yang terkait dengan siklus ini adalah fungsi perencanaan, pemesanan, fungsi penyimpanan, fungsi pengiriman barang, fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Penyimpangan-penyimpangan yang terjadi pada siklus ini adalah:

Kekurangan persedian barang akibat pencurian/penggelapan yang dilakukan oleh oknum petugas gudang ditutupi dengan membuat transaksi penjualan kredit fiktip.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang memisahkan fungsi penerimaan barang dengan penyimpanan barang.
  2. Direksi harus menetapkan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan penjualan kredit.
  3. Opname persediaan (stock opname) harus dilakukan secara periodic dan/ atau sewaktu-waktu.
  4. Pencatatan persediaan barang harus diselenggarakan dengan membuat kartu gantung pada masing-masing barang persediaan, pencatatan berupa kartu persediaan barang oleh Petugas Gudang dan kartu persediaan untuk setiap jenis barang pada Bagian Pembukuan.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan verifikasi kebenaran penjualan dengan cara mengkonfirmasi kebenaran piutang yang timbul dari penjualan kredit.
  2. Melakukan verifikasi keaslian dan keabsahan atas bukti-bukti penjualan kredit yang dilakukan.
  3. Melakukan verifikasi atas kesesuaian jumlah fisik barang dengan pembukuan dengan cara melakukan stock opname secara berkala mencocokkan kartu persediaan di bagian akuntansi/pembukuan dengan kartu persediaan/ kartu barang.
  4. Melakukan verifikasi penjualan dan pengeluaran barang dengan cara mencocokkan bukti pesanan, perintah pengeluaran barang, bukti pengeluaran barang, dan surat angkut barang.

Pembelian persediaan fiktif dengan cara mencatat penerimaan persediaan bekas pakai namun kondisinya masih baik sebagai penerimaan pengadaan persediaan baru.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan pemisahan antara fungsi permintaan barang, pembelian, penerimaan dan pembayaran, dipisahkan dengan fungsi penyimpangan.
  2. Direksi harus menetapkan jumlah persediaan berdasarkan analisa kebutuhan dan menetapkan bahwa pembelian hanya dapat dilakukan bila persediaan mencapai atau lebih rendah dari persediaan yang ditetapkan.
  3. Direksi harus mewajibkan penetapkan spesifikasi persediaan yang dapat dibeli bila kebutuhan pemakai tidak terdapat di gudang.
  4. Direksi harus menetapkan bahwa setiap penerimaan fisik barang di gudang harus dibandingkan dengan surat jalan dan dibuat Berita Acara Penerimaan Barang.
  5. Setiap pencatatan utang dari penerimaan persediaan dibuat berdasarkan surat permintaan pembelian, surat pesanan, dan bukti penerimaan barang serta faktur dan packing slip.
  6. Persediaan barang bekas pakai harus di catat dan disimpan terpisah dari barang baru.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan penelitian kebutuhan pembelian persediaan tersebut dengan cara membandingkan pembelian yang dilakukan dengan kebutuhan yang ada, serta konfirmasi dengan pemakai.
  2. Melakukan pengujian bukti penerimaan barang yang dibayar denga cara menelusuri pencatatannya ke buku persediaan pada Administrasi Persediaan Kantor.
  3. Melakukan pengujian penerimaan persediaan pada Administrasi Persediaan Kantor ke Administrasi Persediaan Gudang.
  4. Melakukan pengujian Administrasi Persediaan Gudang dengan cara melakukan stok opname fisik persediaan dan membandingkannya dengan Administrasi Persediaan Gudang
  5. Melakukan konfirmasi kepada petugas gudang/penerima barang tentang kebenaran penerimaan persediaan dan sumbernya dengan cara membuat permintaan keterangan tertulis.
  6. Melakukan pengujian nama pihak yang menyerahkan persediaan dengan cara membandingkan nama yang tertera pada bukti penerimaan barang, surat jalan, faktur, surat pesanan dan packing slip.
  7. Melakukan pengujian bukti pembayaran dengan cara membandingkan bukti kas keluar dengan surat pesanan, permintaan pembelian, bukti pengiriman barang/surat jalan, bukti penerimaan barang dan faktur serta packing slip.

Penjualan persediaan oleh oknum karyawan Bagian Persediaan yang dipertanggung jawabkan sebagai susut gudang.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan prosedur pemasukan dan pengeluaran persediaan ke gudang serta jenis persediaan yang diperbolehkan diperhitungkan sebagai susut serta koefisien penyusutannya.
  2. Direksi harus menetapkan pedoman pengelolaan persediaan di gudang dan pejabat yang berwenang dan bertanggungjawab terhadap persediaan di gudang.
  3. Laporan penerimaan persediaan, laporan pengeluaran persediaan dan laporan persediaan harus ditandatangani pejabat yang berwenang.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan penelitian atas pengelolaan persediaan apakah telah sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan Direksi.
  2. Melakukan verifikasi terhadap kebenaran persediaan baik jumlah, berat maupun jumlah kollienya dengan cara membandingkan hasil stock opname dengan laporan penerimaan persediaan, laporan pengeluaran persediaan dan laporan stock persediaan.
  3. Melakukan uji petik terhadap pengukuran kadar air dan membandingkannya dengan laporan kadar air persediaan pada saat pemasukan.

Oknum petugas gudang membuat bukti pengeluaran barang gudang palsu untuk menutupi ketekoran persediaan karena penjualan yang dilakukannya.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menempatkan petugas-petugas untuk melaksanakan stock opname persediaan secara periodik dan meneliti selisih yang terjadi dengan catatan dan rekonsiliasi antara Administrasi Persediaan Kantor dengan Administrasi Persediaan Gudang maupun buku besar persediaan
  2. Direksi harus membuat ketentuan yang melarang petugas gudang mengeluarkan barang tanpa bon permintaan barang yang telah disetujui pejabat yang berwenang.

Upaya-upaya Detektif:

  1. Melakukan penelitian pengeluaran barang dengan cara membandingkan bukti-bukti pengeluaran barang pada Administrasi Persediaan Gudang dengan pencatatan pada Administrasi Persediaan Kantor.
  2. Melakukan penelitian kebenaran mutasi persediaan dengan menelusuri bukti buku besar dan buku pembantu persediaan.
  3. Melakukan pengujian bukti dasar dengan membandingkan bukti pengeluaran gudang dengan bukti yang dibukukan maupun bon permintaan barang dari pengguna persediaan.

Penjualan/ penggelapan persediaan oleh oknum petugas gudang dengan cara menitipkannya pada truk petugas pengiriman kemudian mengambilnya di luar lokasi perusahaan.

Upaya-upaya Preventif:

  1. Direksi harus menugaskan secara periodik beberapa petugas untuk melaksanakan stok opname dan meneliti perbedaan fisik dengan catatan gudang.
  2. Setiap orang dan kendaraan yang masuk dan keluar kawasan gudang harus diawasi dengan membuat satu akses keluar/masuk kawasan yang dijaga satpam, setiap orang/kendaraan yang akan masuk harus melapor lebih dahulu pada satpam.
  3. Petugas gudang dilarang melayani pengambilan barang bagi pihak dan kendaraan yang tidak memiliki/memegang pas masuk,
  4. Petugas gudang harus membuat bukti pengeluaran barang gudang atas setiap pengambilan barang.
  5. Pada saat keluar di pintu gerbang, satpam harus meminta pas masuk dari orang/kendaraan yang akan keluar;mengecek fisik barang yang dibawa, mencocokkan fisik barang dengan bukti pengeluaran barang gudang dan surat jalan.

Upaya-upaya Detektif:

  1. Melakukan stok opname fisik persediaan untuk mengetahui perbedaan fisik dengan catatan.
  2. Melakukan verifikasi atas bukti pas masuk dan hasil pemeriksaan fisik oleh satpam.
  3. Membandingkan hasil pemeriksaan satpam dengan bukti pengeluaran barang gudang.

Korupsi Di Bagian PEMBELIAN

UPAYA PENCEGAHAN KORUPSI DI BAGIAN PEMBELIAN
** by Uung Barlianto, S.Si dari berbagai sumber **
Juni 2008
Dipresentasikan pada Acara :
Managemen Review PT. Pismatex Textile Industry di Pekalongan Juni 2008
Managemen Review PT. Panahmas Centratama Niaga di Malang November 2008

Siklus Pengadaan, Penerimaan dan Pembayaran barang/ jasa pada perusahaan meliputi kegiatan-kegiatan sejak perencanaan kebutuhan barang/ jasa, proses pengadaan sampai pada pembayaran atas barang/ jasa yang dibeli. Fungsi-fungsiyang terkait dalam siklus ini meliputi fungsi pemrosesan order pembelian, fungsi penerimaan dan pencatatan barang/ jasa, fungsi akuntansi, dan fungsi pengeluaran uang. Penyimpangan yang pada umumnya terjadi pada siklus ini sebagai berikut :

Perencanaan pengadaan barang dan jasa oleh fungsi perencanaan tidak berdasarkan kebutuhan, tetapi berdasarkan pengadaan tahun sebelumnya ditambah jumlah persentase tertentu, agar barang yang dibutuhkan pada tahun sebelumnya tetap diadakan karena perencana memperoleh imbalan dari rekanan.


Upaya-upaya Preventif

  1. Direksi harus menetapkan prosedur dan tata cara perencanaan kebutuhan terhadap pengadaan barang dan jasa
  2. Direksi harus menetapkan pejabat dan unit kerja yang bertanggungjawab untuk menyusun perencanaan terhadap pengadaan barang dan jasa
  3. Perencanaan pengadaan barang dan jasa harus berdasarkan pengajuan dari unit kerja yang membutuhkan.

Upaya-upaya Detektif

  1. Melakukan penelitian terhadap realisasi pengadaan barang dan jasa dengan kebutuhan riil barang dan jasa.
  2. Melakukan verifikasi terhadap rencana pengadaan dan jasa apakah telah didukung dengan pengajuan dari unit yang membutuhkan.
  3. Melakukan penelitian terhadap rencana dan anggaran pengadaan barang dan jasa apakah telah disetujui oleh pejabat yang berwenang.

Penyusunan spesifikasi kebutuhan barang dan jasa dirubah oleh Bagian Pengadaan untuk produk dan rekanan tertentu, yang mengakibatkan terjadinya mark up (kemahalan harga).

Upaya-upaya Preventif

  1. Direksi harus menetapkan ketentuan bahwa penyusunan rencana kebutuhan barang dan jasa tidak diperbolehkan mengarah kepada produk atau rekanan tertentu.
  2. Direksi harus menetapkan bahwa dalam hal terjadi perubahan spesifikasi barang yang akan dibeli harus mendapat persetujuan pejabat yang berwenang.

Upaya-upaya Detektif

  1. Melakukan penelitian apakah Direksi telah menetapkan ketentuan bahwa penyusunan rencana kebutuhan barang dan jasa tidak diperbolehkan mengarah kepada rekanan tertentu.
  2. Melakukan penelitian apakah rencana kebutuhan barang dan jasa yang disusun Bagian Perencanaan telah sesuai dengan spesifikasi barang yang dibeli.
  3. Melakukan penelitian apakah terdapat hubungan istimewa antara Bagian Pengadaan dengan kontraktor dan atau pabrikan tertentu.
  4. Membandingkan harga barang yang dibeli dengan harga pada beberapa pemasok untuk jenis dan spesifikasi barang yang sama.

Harga Perhitungan Sendiri (HPS) pengadaan barang dan jasa disusun hanya formalitas untuk mendukung Penunjukan langsung yang mengakibatkan terjadinya kemahalan harga.

Upaya-upaya Preventif

  1. Harga Perhitungan Sendiri disusun oleh panitia yang ditunjuk Direksi dan dianggarkan lebih dahulu.
  2. Penyusunan HPS harus melalui penelitian yang mendalam dengan membandingkan harga pekerjaan sejenis pada beberapa perusahaan.
  3. Melakukan tender terbuka atas setiap pekerjaan yang bersifat reguler, tidak spesifik, dan umum.
  4. Penunjukan langsung baru dapat dilakukan apabila pekerjaan yang akan dilakukan bersifat darurat, sangat spesifik, dan tidak ada lagi rekanan yang sejenis.
  5. Penunjukan langsung yang bernilai besar harus mendapat persetujuan dari Dewan Komisaris.

Upaya-upaya Detektif

  1. Melakukan konfirmasi harga kepada rekanan yang sejenis atau pekerjaan yang sejenis di perusahaan lain.
  2. Mempelajari proses penyusunan HPS untuk mengetahui apakah HPS disusun sesuai ketentuan Perusahaan.
  3. Mempelajari tanggal-tanggal permintaan, pembentukan panitia, penyusunan HPS, undangan, negosiasi harga, penandatanganan kontrak dan pembayarannya untuk mengetahui kronologis peristiwa dan mendeteksi adanya rekayasa penanggalan.
  4. Melakukan penelitian terhadap isi kontrak dan pembayarannya untuk mengetahui apakah terdapat klausal kontrak dan pembayaran yang dapat merugikan Perusahaan.
  5. Melakukan penelitian terhadap hubungan Rekanan dengan Panitia Penunjukan langsung atau Pejabat Perusahaan lainnya untuk mengetahui apakah terdapat hubungan istimewa antara rekanan dengan pejabat/pegawai Perusahaan.
  6. Melakukan penelitian terhadap mutu pekerjaan untuk mengetahui apakah pekerjaan dilakukan sesuai dengan kontrak atau terjadi penurunan mutu hasil pekerjaan.

Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri (HPS) dilakukan berdasarkan harga pengadaan tahun sebelumnya ditambah persentase tertentu, dengan tujuan mengambil kelebihan harga untuk kepentingan pribadi.

Upaya-upaya Preventif

  1. Direksi harus menetapkan prosedur/tata cara penyusunan HPS baik untuk pengadaan dalam negeri maupun pengadaan luar negeri (impor).
  2. Direksi harus menetapkan pejabat yang berwenang menyusun HPS.
  3. Pejabat yang ditunjuk harus pegawai/staf yang telah mendapat pelatihan yang cukup tentang tata cara penyusunan HPS.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan penelitian apakah penyusunan HPS telah dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
  2. Melakukan penelitian terhadap dasar dan estimasi yang digunakan pada saat penyusunan HPS.
  3. Melakukan verifikasi terhadap kebenaran perhitungan HPS.

Kualifikasi rekanan tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya yaitu jumlah kekayaan, tenaga ahli, pengalaman kerja, reputasi dan peralatan yang dicantumkan bukan milik calon rekanan.

Upaya-upaya Preventif

  1. Direksi harus menetapkan Bagian Pengadaan menyusun Daftar Rekanan Terseleksi mencakup persyaratan yang harus dipenuhi calon rekanan agar dapat mengikuti kegiatan pengadaan barang dan jasa pada perusahaan sesuai nilai pengadaan dan tingkat kesulitan pelaksanaan.
  2. Calon rekanan yang mengajukan kualifikasi perusahaannya harus melampirkan bukti-bukti pendukung sesuai dengan kemampuan yang diajukan seperti bukti setoran bank, rekening koran bank, dan laporan keuangan yang telah di audit kantor akuntan publik (bagi rekanan/kontraktor yang berskala nasional)
  3. Pejabat yang ditugaskan menyusun Daftar Rekanan Terseleksi harus terlebih dahulu menganalisis aktiva calon rekanan serta bukti tambahan seperti setoran bank, rekening koran bank, dan laporan yang telah di audit kantor akuntan publik.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan review hasil analisis aktiva calon rekanan dan data serta bukti tambahan seperti setoran bank, rekening koran bank, dan laporan keuangan yang telah di audit kantor akuntan publik (bagi kontraktor yang berskala nasional).
  2. Melakukan pengujian subtantif dengan cara konfirmasi pembuktian kepemilikan kepada yang bersangkutan.
  3. Melakukan pengujian setempat pada kantor dan aktiva/peralatan yang dilaporkan dalam pengisian Daftar Rekanan Terseleksi.
  4. Melakukan pengujian kebenaran pengalaman kerja calon rekanan dengan cara konfirmasi kepada perusahaan di mana calon rekanan pernah melakukan pengadaan barang/jasa.

Pengadaan barang dan jasa yang seharusnya melalui pelelangan dilaksanakan dengan pemilihan langsung/penunjukan langsung dengan menunda-nunda pelelangan sehingga waktunya terdesak dan membuat alasan pekerjaan spesifik, mengakibatkan terjadinya kemahalan. Dengan kondisi tersebut Panitia Pelelangan mendapat fee (imbalan) dari supplier di atas.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus memantau rencana kebutuhan barang dan jasa, waktu pengajuan kebutuhan serta proses dan jadwal pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan.
  2. Direksi harus mendapatkan informasi dari instansi lain tentang pengadaan barang dan jasa spesifik dan mewajibkan Bagian Pengadaan mencantumkan alasan diperlukannya pengadaan barang dan jasa spesifik dalam dokumen pengadaan.


Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan verifikasi jangka waktu penyusunan rencana kebutuhan barang dan jasa, waktu pengajuan kebutuhan serta proses dan jadwal pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
  2. Melakukan pengujian apakah proses penunjukan langsung tersebut telah sesuai ketentuan yang ditetapkan Direksi.
  3. Mendapatkan informasi apakah pekerjaan dimaksud merupakan pekerjaan spesifik dan menguji alasan penunjukan langsungnya.

Pelelangan pengadaan barang dan jasa bersifat formalitas yang dilakukan dengan cara peserta pelelangan merupakan perusahaan pinjaman dan aanwijzing dilakukan hanya untuk satu rekanan (rekanan lain menandatangani Berita Acara tanpa menghadiri).

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan ketentuan jumlah calon rekanan minimum yang harus diundang mengikuti pelelangan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan.
  2. Surat keterangan tempat kedudukan calon rekanan peserta pelelangan harus disahkan pejabat setempat.
  3. Nama-nama pimpinan dan pegawai rekanan peserta pelelangan harus dituangkan dalam Berita Acara Aanwijzing.
  4. Berita Acara Aanwijzing harus ditandatangani dihadapan Kepala Bagian Pengadaan dan Panitia Pelelangan.

Upaya-upaya Detektif

  1. Melakukan pengujian kemungkinan kesamaan huruf dalam surat menyurat pelelangan diantara peserta pelelangan yang memasukkan penawaran.
  2. Melakukan konfirmasi kepada Kadin/Lembaga Jasa Konstruksi setempat terhadap kebenaran nama-nama pimpinan rekanan.
  3. Melakukan penelitian kemungkinan adanya hubungan istimewa antara sesame peserta pelelangan.

Pemberian uang muka kerja pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan secara swakelola tidak sesuai dengan tujuan pengajuannya, mengakibatkan pekerjaan tersebut mengalami kegagalan dan sebagian uang muka kerja dipergunakan untuk kepentingan pribadi.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan dengan jelas petugas pemegang uang muka mencakup nama dan jabatannya.
  2. Direksi harus menetapkan jumlah maksimal uang muka kerja yang dapat diberikan dan batas waktu pertanggung-jawaban uang muka kerja yang diberikan.
  3. Direksi harus menetapkan prosedur pelaksanaan opname atas uang muka kerja yang dilakukan secara periodik dan sewaktu-waktu dan petugas yang bertanggung jawab melaksanakan opname atas uang muka kerja.
  4. Setiap pengajuan uang muka kerja harus jelas penggunaanya dan memperoleh persetujuan atasan langsung peminta uang muka kerja.
  5. Pengambil uang muka kerja harus terlebih dahulu mempertanggungjawabkan uang muka kerja yang diambil sebelum mengajukan uang muka berikutnya.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan penelitian apakah uang muka kerja hanya diberikan kepada petugas yang telah ditetapkan oleh Direksi.
  2. Melakukan verifikasi kebenaran jumlah uang muka kerja dengan cara membandingkan buku besar uang muka kerja dengan buku pembantu uang muka kerja per petugas pemegang uang muka kerja dan meneliti apakah terdapat uang muka kerja yang sudah melewati batas waktu pertanggung jawaban.
  3. Melakukan penelitian kebenaran pertanggung-jawaban apakah penggunaan uang muka kerja telah didukung bukti-bukti pengeluaran sesuai dengan tujuan penggunaannya.
  4. Melakukan verifikasi kebenaran saldo uang muka kerja dengan cara membandingkan uang muka kerja yang belum dipertanggung-jawabkan dengan tujuan penggunaannya.

Pelaksanaan pekerjaan terbengkalai karena rekanan melarikan diri, akibatnya perusahaan mengalami kerugian karena uang muka kerja pelaksanaan pekerjaan kepada rekanan ternyata tidak didukung jaminan pelaksanaan dan jaminan uang muka yang sah sebagaimana yang dipersyaratkan dalam kontrak.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan ketentuan bahwa setiap pembayaran uang muka kerja kepada rekanan pelaksana hanya dapat dilakukan setelah rekanan tersebut menyerahkan jaminan pelaksanaan dan jaminan uang muka yang sah.
  2. Direksi harus menetapkan persyaratan bahwa jaminan pelaksanaan dan jaminan uang muka kerja hanya dapat diterima apabila diterbitkan oleh bank atau lembaga keuangan bukan bank yang kredibel dan sehat.
  3. Setiap jaminan pelaksanaan dan jaminan uang muka kerja yang diterima harus dikonfirmasi keasliannya kepada penerbit jaminan.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan penelitian apakah pengeluaran uang muka pekerjaan telah didukung oleh jaminan uang muka.
  2. Melakukan penelitian apakah pelaksanaan pekerjaan telah didukung oleh jaminan pelaksanaan yang cukup (Performance Bond) untuk mengantisipasi kegagalan proyek.
  3. Melakukan konfirmasi kepada Bank pemberi jaminan.

Pengadaan barang dan jasa dilakukan melalui perantara (tidak langsung kepada agen tunggal produk yang dibeli), karena pejabat di Bagian Pengadaan mendapat imbalan dari perantara tersebut.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan ketentuan mengenai jenis barang dan jasa, anggaran serta harga pasar yang pengadaannya tidak dapat dilakukan langsung melalui agen tunggal disertai alasan-alasannya.
  2. Direksi harus menetapkan harga barang dan jasa melalui agen tunggal harus mengacu kepada harga agen tunggal ditambah pengeluaran-pengeluaran yang dapat diperkenankan.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan pengujian kebenaran alasan pengadaan barang yang dilakukan melalui perantara.
  2. Melakukan pengujian kelayakan harga pasar dan pengeluaran lain yang dianggap wajar.
  3. Melakukan pengujian apakah harga kontrak telah mengacu kepada harga pasar setempat yang berlaku untuk agen tunggal ditambah pengeluaranpengeluaran yang dapat diperkenankan menurut itikad baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Sebagian atau seluruh pekerjaan/pengadaan barang dan jasa yang telah diikat dengan kontrak dengan rekanan ternyata dilaksanakan sendiri oleh karyawan perusahaan dengan harga yang lebih rendah dari nilai kontrak.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan petugas yang ditunjuk sebagai pengawas pelaksanaan pekerjaan oleh rekanan.
  2. Direksi harus menetapkan persyaratan pekerjaan yang dapat dilaksanakan secara swakelola dan prosedur untuk meyakini dipatuhinya persyaratan pelaksanaan pekerjaan swakelola atau oleh pihak ketiga (rekanan).
  3. Direksi harus membuat prosedur yang dapat meyakinkan bahwa rekanan secara nyata telah melaksanakan pekerjaan yang telah dikontrakkan, serta mewajibkan rekanan membuat laporan pemakaian bahan, penggunaan perlatan dan tenaga kerja.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan pengujian atas pekerjaan yang dikontrakkan dengan cara membandingkan pemberian uang muka kerja dengan kegiatan yang dilaksanakan melalui kontrak pihak ketiga.
  2. Melakukan verifikasi pemakaian bahan dari gudang dengan cara meneliti surat permintaan bahan, jenis bahan dan jumlahnya, tujuan penggunaan, dan lokasi dibawanya bahan tersebut.
  3. Melakukan pengujian penggunaan tenaga kerja dengan meneliti surat-surat penugasan kepada karyawan, lokasi pekerjaan, kegiatan yang dilaksanakan serta waktu pelaksanaan.
  4. Melakukan verifikasi penggunaan peralatan oleh pihak ketiga dengan cara meneliti permintaan peminjaman alat serta persetujuannya, bukti peminjaman, waktu peminjaman, tujuan peminjaman dan lokasi peralatan digunakan.

Pekerjaan yang telah diikat kontrak dengan rekanan dilaksanakan sendiri dengan menggunakan peralatan milik perusahaan dan biaya penggunaan alat juga dibebankan kepada perusahaan.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan prosedur penggunaan peralatan milik perusahaan dan penanggung jawab pengendali penggunaan setiap peralatan.
  2. Direksi mewajibkan petugas pengelola peralatan untuk membuat daftar peralatan yang dimiliki perusahaan dan membuat kartu kontrol atas penggunaan setiap peralatan.
  3. Direksi mewajibkan penanggung jawab untuk menyusun laporan penggunaan dan pemeliharaan peralatan secara periodik.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan pengujian atas kesesuain tujuan dan tempat penggunaan peralatan oleh pihak yang melakukan permintaan dengan meneliti surat ijin penggunaan peralatan.
  2. Melakukan pengujian kebenaran penggunaan peralatan melalui pengecekan terhadap kartu kontrol penggunaan setiap peralatan.
  3. Melakukan pengujian penggunaan peralatan dengan melakukan control hubungan penggunaan bahan bakar, perawatan dan perbaikan setiap peralatan.

Harga pembebasan lahan lebih tinggi dari harga yang ditetapkan oleh Pemerintah Daerah setempat dan dibayarkan kepada orang yang tidak berhak dengan imbalan tertentu.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan prosedur pembebasan/ganti rugi tanah, tanaman dan bangunan dan Panitia Pembebasan Lahan dilengkapi dengan uraian tugas dan tanggungjawabnya.
  2. Direksi harus menetapkan tarif ganti rugi per kelas tanah dan bangunan dan per jenis tanaman dengan memperhatikan unsur- unsur Nilai Jual Objek Pajak (NJOP) dan harga pasar berdasarkan hasil konfirmasi kepada Pemerintah Daerah setempat.
  3. Direksi harus menetapkan kelas tanah dan bangunan dan jenis tanaman yang dapat dibebaskan
  4. Pembebasan/ganti rugi tanah harus didahului penelitian atas kejelasan pemilik tanah dan bangunan yang akan dibebaskan.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan penelitian terhadap keabsahan kepemilikan tanah dan bangunan yang dibebaskan dengan cara konfirmasi kepada Pemerintah Daerah dan Kantor Badan Pertanahan setempat serta konfirmasi kepada penerima ganti rugi.
  2. Melakukan verifikasi terhadap kebenaran tanah dan bangunan yang dibebaskan.
  3. Melakukan penelitian terhadap kebenaran penetapan tarif per kelas tanah dan bangunan serta per jenis tanaman dengan cara membandingkannya dengan NJOP dan harga pasar.
  4. Melakukan penelitian terhadap kebenaran jumlah (nilai) ganti rugi yang diberikan kepada pemilik tanah, tanaman dan bangunan dengan cara konfirmasi pada penerima ganti rugi.

Memberi perpanjangan waktu pengadaan barang dan jasa dengan membuat Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan yang tidak benar dengan imbalan tertentu dari rekanan.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan sanksi terhadap karyawan yang menandatangani Berita Acara yang tidak benar.
  2. Direksi harus memantau perkembangan kontrak secara berkala, dan memberikan teguran kepada rekanan jika perkembangan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan penelitian perkembangan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sejak awal sampai dilakukan perpanjangan, apakah kemajuan pengadaan barang dan jasa secara periodik telah sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam kontrak.
  2. Melakukan verifikasi kebenaran kemajuan pengadaan barang dan jasa dengan cara membandingkan laporan perkembangan dengan data buku harian kontraktor dan data konsultan pengawas, dan meneliti kemungkinan adanya rekayasa dalam pembuatan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan.
  3. Melakukan penelitian ketepatan alasan perpanjangan waktu/ pengadaan barang dan jasa dan kemungkinan adanya pengadaan barang dan jasa yangbelum selesai namun tidak dibuat perpanjangan waktu agar tidak diketahui Direksi.

Penerimaan komisi dan atau discount atas pengadaan barang dan jasa dari pihak ketiga tidak disetor ke kas Perusahaan.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Menenapkan ketentuan bahwa setiap komisi, dan atau discount harus disetorkan ke perusahaan.
  2. Memasukkan ketentuan adanya komisi, discount pembelian dalam perjanjian/kontrak pembelian/pengadaan
  3. Setiap komisi dan atau discount yang diterima kasir/bagian keuangan/bagian pembelian/pejabat perusahaan harus disetorkan ke kas perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan pengujian apakah setiap komisi dan atau discount telah disetorkan ke Kas Perusahaan.
  2. Melakukan pengujian apakah komisi dan atau discount yang diterima oleh Kasir/Bagian Keuangan/Bagian Pembelian/pejabat perusahaan telah disetorkan ke kas Perusahaan.
  3. Melakukan pengujian kas pada Kasir untuk mengetahui apakah terdapat kelebihan kas yang berasal dari komisi dan atau discount.
  4. Melakukan konfirmasi kepada rekanan terkait apakah terdapat pemberian komisi atau/dan discount.
  5. Melakukan pengujian apakah discount harga, potongan pembelian telah dimasukkan dalam perjanjian/kontrak/ pembelian/pengadaan.

Korupsi Di Bagian PENJUALAN

UPAYA PENCEGAHAN KORUPSI DI BAGIAN PENJUALAN
** by Uung Barlianto, S.Si dari berbagai sumber **
Juni 2008
Dipresentasikan pada Acara :
Manajemen Review PT. Pismatex Textile Industry di Pekalongan Juni 2008
Manajemen Review PT. Panahmas Centratama Niaga di Malang November 2008

1. Siklus Penjualan dan Penerimaan Uang.

Siklus penjualan dan penerimaan uang hasil penjualan meliputi kegiatan-kegiatan sejak masuknya pesanan dari pelanggan sampai dengan diterimanya uang hasil penjualan pada perusahaan. Fungsi-fungsi yang terkait dalam siklus ini meliputi fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi gudang, fungsi pengiriman barang dan fungsi akuntansi. Penyimpangan yang pada umumnya terjadi pada siklus ini adalah:
Penjualan dilakukan di bawah harga pasar dan metode penyerahan barang/jasa tidak sesuai dengan kontrak penjualan yang dilakukan dengan memperoleh imbalan tertentu dari pembeli.
Upaya-upaya Preventif :
  1. Direksi harus menetapkan bahwa penetapan harga jual berdasarkan data harga pasar bersumber dari lembaga resmi yang terpercaya.
  2. Penetapan harga jual di bawah harga pasar harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang.
  3. Penjualan dalam partai besar harus dituangkan dalam kontrak penjualan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan penelitian atas kontrak penjualan apakah telah memuat syarat penyerahan, jangka waktu, volume dan harga yang disetujui.
  2. Melakukan penelitian terhadap kebenaran harga yang disetujui dalam kontrak dengan cara membandingkannya dengan data harga pasar dunia yang diperoleh dari lembaga yang terpercaya.
  3. Melakukan penelitian atas ketepatan pengiriman barang apakah telah sesuai dengan jadwal dan metode penyerahan yang ditetapkan dalam kontrak.

Kontrak penjualan komoditi secara forward tidak direalisasi pembeli dengan cara memberi imbalan kepada oknum perusahaan penjual, karena harga komoditas tersebut turun pada saat kontrak jatuh tempo.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan prosedur penjualan forward
  2. Direksi harus menetapkan sanksi denda dan sanksi administrasi jika kontrak yang telah jatuh tempo tidak direalisasi oleh Pembeli.
  3. Direksi harus menetapkan pejabat yang berwenang untuk menandatangani kontrak penjualan forward.
  4. Kontrak penjualan forward harus diregister (dicatat) dan di file terpisah dari kontrak penjualan yang telah direalisasi/spot.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan penelitian terhadap Register kontrak penjualan forward untuk mengetahui apakah ada kontrak yang telah jatuh tempo namun belum direalisasi
  2. Melakukan penelitian terhadap pengenaan sanksi atas kontrak penjualan yang telah jatuh tempo namun tidak direalisasi.
  3. Melakukan penelitian apakah kontrak penjualan forward ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
  4. Melakukan kontrol hubungan antara kontrak penjualan forward yang telah jatuh tempo dengan posisi persediaan barang.
  5. Melakukan konfirmasi kepada pembeli untuk meyakinkan kebenaran pemberian imbalan. Uang hasil penjualan dipergunakan untuk kepentingan pribadi yang dilakukan dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan struktur organisasi yang memisahkan fungsi pencatatan piutang dengan fungsi penerimaan kas.
  2. Direksi harus menetapkan jumlah penerimaan maksimal yang dapat dilakukan oleh kasir secara tunai.
  3. Direksi harus menetapkan ketentuan agar Kasir menyetor seluruh penerimaan uang ke Bank selambat-lambatnya sehari setelah penerimaan uang tersebut.
  4. Penanggungjawab keuangan (Kepala Divisi Keuangan) harus melakukan rekonsiliasi antara Buku Kas dengan jumlah uang kas yang diterima setiap hari pada akhir jam kerja.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan verifikasi kesesuaian pencatatan penerimaan kas dengan cara membandingkan setiap transaksi penerimaan uang menurut Buku Besar Kas dengan bukti yang dicatat pada Buku Pembantu Kas.
  2. Melakukan pengujian terhadap kemungkinan terjadinya penundaan pencatatan penerimaan kas dengan cara membandingkan tanggal pencatatan pada Buku Pembantu Kas dengan tanggal pada bukti penerimaan kas.
  3. Melakukan penghitungan jumlah penerimaan kas yang belum disetor sesuai dengan bukti-bukti yang belum dicatat dalam Buku Pembantu Kas untuk mengetahui kemungkinan terjadinya uang yang ditunda pencatatannya dan diambil oleh Kasir.

Premi asuransi tidak disetorkan oleh agen yang ditunjuk perusahaan, tetapi dipergunakan untuk kepentingan pribadi oleh agen yang bersangkutan.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Melakukan evaluasi terhadap kinerja agen asuransi secara periodik.
  2. Agen asuransi harus menyetorkan hasil penagihannya setiap hari kepada kantor cabang/kantor pusat.
  3. Bukti penyetoran premi dibuat secara prenumbered dan agen harus mempertanggung-jawabkan penggunaan bukti tersebut.
  4. Membuka outlet/tempat penerimaan setoran premi di Bank atau tempattempat strategis lainnya.
  5. Menyusun sistem penyetoran melalui ATM, Bank atau internet yang sifatnya memudahkan nasabah menyetor premi secara langsung.
  6. Memberikan laporan keuangan/data setoran nasabah secara periodik kepada nasabah agar yang bersangkutan dapat mengetahui status setorannya.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan penelitian atas keluhan nasabah yang setoran preminya tidak masuk dalam laporan keuangan.
  2. Melakukan penelitian terhadap kinerja agen asuransi untuk mengetahui apakah yang bersangkutan selama ini pernah melakukan penggelapan setoran premi.
  3. Melakukan penelitian terhadap pertanggungjawaban penggunaan formulir bukti setor premi.
  4. Menghitung besarnya nilai setoran yang tidak dilaporkan dan tidak disetorkan oleh agen asuransi.
  5. Melakukan identifikasi pihak-pihak yang diduga terlibat beserta peranannya masing-masing.

Petugas gudang melakukan penjualan barang persediaan dan tidak menyetorkan hasil penjualan ke kas perusahaan yang dilakukan dengan cara memperbanyak kemasan dan atau menunda pencatatan penerimaan persediaan barang.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan ketentuan bahwa setiap penerimaan persediaan harus dicatat di kartu persediaan sesuai kuantitas fisik sebenarnya.
  2. Direksi harus menetapkan ketentuan bahwa pengemasan persediaan harus mendapat persetujuan dari Kepala Bagian Persediaan.
  3. Petugas gudang harus mempertanggung jawabkan setiap penggantian kemasan dan penggunaan kemasan baru.
  4. Petugas gudang harus mencatat setiap penerimaan persediaan secara tepat waktu dan secara berkala harus dilakukan rekonsiliasi antara kartu persediaan dengan kartu dan fisik barang.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan pengujian berat setiap kemasan dengan cara melakukan penimbangan secara uji petik.
  2. Melakukan pembandingan penerimaan persediaan dengan masing-masing Berita Acara Bongkar kapal dan surat jalan dari pihak ekspedisi.
  3. Melakukan perbandingan mutasi penerimaan persediaan menurut kartu gudang dengan kartu persediaan akuntansi.
  4. Melakukan penelitian apakah susunan stafel persediaan telah dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
  5. Melakukan kontrol hubungan antara penggantian kemasan yang rusak dengan jumlah pemakaian kemasan.

Hasil penjualan produksi scrap yang masih mempunyai nilai ekonomis tidak disetor ke kas perusahaan dimana hasil produksi scrap ini sengaja tidak dibukukan sebelumnya.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan jenis scrap produksi yang masih mempunyai nilai ekonomis dan mewajibkan petugas produksi membuat laporan atas scrap yang dihasilkan.
  2. Prosedur pengendalian scrap harus menetapkan petugas yang bertanggungjawab atas scrap yang dihasilkan
  3. Petugas produksi wajib menyerahkan scrap yang dihasilkan kepada petugas yang bertanggungjawab atas scrap.
  4. Fungsi gudang harus membuat kartu persediaan scrap yang mencatat setiap mutasi scrap baik yang dijual maupun yang dikeluarkan untuk keperluan lain.
  5. Setiap bahan baku yang digunakan maupun hasil produksi atas penggunaan bahan baku harus ditimbang untuk mengetahui ada tidaknya hasil scrap.
  6. Bahan baku yang digunakan dengan hasil produksi harus dianalisa untuk mengetahui kuantitas scrap yang dihasilkan.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan verifikasi kebenaran scrap yang masuk ke gudang dengan cara membandingkan laporan produksi scrap dengan jumlah scrap yang diserahkan kepada gudang.
  2. Melakukan pengujian scrap yang masuk ke gudang dengan cara membandingkan jumlah scrap yang diserahkan dengan mutasi pada kartu persediaan scrap.
  3. Melakukan pengujian kewajaran scrap dengan membanding-kan antara jumlah produksi dengan penggunaan bahan baku.

Penjualan barang dilaporkan sebagai penjualan kepada koperasi dengan subsidi harga, dengan imbalan tertentu dari pembeli.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Setiap penyaluran barang harus sesuai dengan alokasi yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang.
  2. Setiap koperasi harus memperoleh rekomendasi sebagai penyalur dari Departemen Koperasi.
  3. Setiap pengeluaran barang harus berdasarkan bukti pemesanan, faktur, surat perintah pengeluran barang dan bukti pengambilan barang dari gudang.

Penerima barang harus menanda tangani surat jalan, membubuhi cap Koperasi dan mencantumkan nama jelas penerima barang.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan penelitian atas kelayakan pemesanan oleh koperasi dengan cara membandingkannya dengan alokasi penjualan kepada koperasi yang telah ditetapkan.
  2. Melakukan pengujian kebenaran pengambilan barang oleh koperasi dengan cara meneliti kelengkapan data dalam bukti pemesanan, faktur, surat perintah pengeluaran barang, bukti pengambilan barang dan surat jalan.
  3. Melakukan pengujian kesesuaian nama pengambil barang dengan pembayar tagihan berdasarkan bukti pemesanan, faktur, surat perintah pengeluaran barang, bukti pengambilan dan surat jalan.

Hasil penjualan dengan kredit ditagih oleh petugas yang tidak berwenang dan tidak disetorkan ke kas perusahaan.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan ketentuan bahwa pembayaran setiap tagihan harus dilakukan melalui Kasir atau Bank yang ditunjuk.
  2. Struktur organisasi harus memisahkan dengan jelas petugas penjualan kredit dan petugas penagih ke pelanggan.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan penelitian atas penjualan kredit baru dengan cara membandingkan daftar penjualan kredit periode berjalan dengan daftar penjualan kredit periode sebelumnya.
  2. Melakukan verifikasi kebenaran jumlah penjualan kredit baru yang dibuat petugas penjualan kredit.
  3. Melakukan kontrol hubungan atas jumlah penjualan kredit baru dengan penerimaan dari penjualan kredit.
  4. Melakukan konfirmasi kepada para pelanggan yang belum membayar pembelian kredit yang dilakukannya.

Hasil penagihan atas penjualan kredit kategori macet tidak disetorkan ke Kas perusahaan tetapi dipergunakan untuk kepentingan pribadi.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan penanggung jawab atas rekening-rekening tertunggak yang dikategorikan macet.
  2. Direksi harus menetapkan bahwa setiap rekening tertunggak yang dikategorikan macet diadministrasikan dengan baik dan disimpan ditempat yang aman.
  3. Penugasan penagihan atas rekening-rekening tertunggak kategori macet harus dituangkan dalam berita acara serah terima kepada petugas yang akan melakukan penagihan.
  4. Hasil penagihan kredit macet harus dituangkan dalam kuitansi tercetak bernomor-urut dan disetorkan ke kas/bank selambat-lambatnya hari berikutnya.
  5. Rekening yang masih ada pada petugas penagihan harus diserahkan seluruhnya kepada penanggung jawab rekening.
  6. Penanggung jawab rekening harus membuat laporan secara berkala jumlah rekening yang dikuasai dan perkembangan hasil penagihannya.
  7. Pemeriksaan fisik atas rekening tertunggak yang dikategorikan macet secara berkala dan sewaktu-waktu.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan pemeriksaan fisik secara mendadak terhadap rekening yang masih dipegang oleh petugas penagih dan membandingkan dengan laporan penagihan.
  2. Melakukan verifikasi laporan hasil penagihan serta rekonsiliasi rekening Koran bank dengan buku harian kas/bank.
  3. Melakukan penelitian terhadap laporan berkala yang disusun oleh penanggung jawab dan melakukan analisis atas perkembangan penagihannya.

Penjualan secara kredit dilakukan tanpa perjanjian dan tanpa jaminan atau bank garansi dengan imbalan tertentu dari pembeli.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan prosedur penjualan barang dagangan.
  2. Direksi harus menetapkan kewenangan masing-masing pejabat terutama dalam kegiatan penjualan barang dagangan.
  3. Setiap pengeluaran barang dagangan dari gudang harus melalui persetujuan dari pejabat yang berwenang.
  4. Bagian Gudang harus membuat laporan penerimaan dan pengeluaran barang dagangan setiap akhir bulan.
  5. Pelanggan yang diberi penjualan kredit harus mempunyai track record dan kredibilitas yang baik.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan verifikasi atas kebenaran jumlah pengeluaran barang dengan cara membandingkan laporan pengeluaran barang dengan nilai penjualan dalam buku penjualan.
  2. Melakukan penelitian apakah setiap pengeluaran barang didasarkan atas surat perintah pengeluaran barang yang ditanda tangani oleh Bagian Penjualan.
  3. Melakukan stock opname atas persedian barang di gudang secara periodic dan sewaktu-waktu.
  4. Melakukan penilaian terhadap penunjukan rekanan apakah rekanan yang ditunjuk tersebut mempunyai track record yang baik dan kredibilitasnya tinggi.

Pembayaran atas penjualan dicatat di buku kas tetapi uangnya disetor ke rekening bank pribadi kasir sehingga pembayaran seolah-olah sudah sudah diterima perusahaan.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan satu rekening bank atas nama perusahaan untuk menampung penerimaan kas.
  2. Direksi harus menetapkan pemisahan fungsi penjualan, penyimpanan, fungsi pencatatan dan penerimaan kas/bank.
  3. Direksi harus menetapkan petugas yang wajib melaksanakan rekonsiliasi bank secara periodik.
  4. Direksi harus menetapkan bahwa setiap akhir hari kerja buku kas/bank ditutup dan dicocokkan dengan fisik uang tunai.
  5. Direksi harus menetapkan bahwa setiap pembayaran penjualan yang sah harus divalidasi oleh petugas lain yang tidak merangkap sebagai kasir dan mengumumkan hal ini kepada pelanggan yang akan melakukan pembayaran.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan pengujian kebenaran pembayaran yang tercatat dengan cara menelusuri pembayaran ke pos lawannya, yakni kas atau bank.
  2. Jika pembayaran melalui bank, lakukan pengujian penerimaan di bank dengan cara membandingkan penerimaan yang tercatat ke rekening koran bank yang bersangkutan.
  3. Jika pembayaran melalui uang tunai, lakukan pengecekan kebenaran pencatatan buku kas dengan melakukan pemeriksaan kas yang ada.
  4. Melakukan pengujian kebenaran penyetoran penerimaan uang ke bank dengan cara menelusuri setiap mutasi penyetoran bank ke bukti bank berikut bukti pendukungnya berupa nota bank, bandingkan dengan mutasi dalam rekening koran, dan teliti pemilik nomor rekening bank tersebut.
  5. Melakukan pengujian kebenaran formal bukti pembayaran dengan cara mengecek kelengkapan bukti pendukung berupa faktur, surat jalan, pakcing list dan bukti pengeluaran barang dan tanda terima dari pelanggan.

Penjualan tunai dicatat sebagai penjualan kredit sementara hasil pembayarannya disetorkan ke rekening pribadi pegawai perusahaan.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus membuat kebijakan tertulis mengenai proses persetujuan penjualan kredit yang harus dilaksanakan bagian penjualan.
  2. Direksi harus menetapkan petugas yang berwenang menyetujui pemberian penjualan kredit kepada pelanggan.
  3. Direksi harus menetapkan pemisahan fungsi penjualan, penyimpanan, pencatatan dan penerimaan kas/bank.
  4. Direksi harus menempatkan petugas yang memonitor realisasi penjualan kredit termasuk nama dan alamat pelanggan, jumlah penjualan kredit yang diberikan, dan saldo piutang yang belum dibayar.
  5. Direksi harus menetapkan petugas yang menyelenggarakan buku pembantu piutang per pelanggan yang secara periodik dibandingkan kesesuaiannya dengan buku besar piutang.
  6. Direksi harus menetapkan petugas yang secara periodik membuat daftar umur piutang penjualan, melakukan konfirmasi secara periodik dan meneliti piutang-piutang yang lama tidak tertagih.
  7. Direksi harus menetapkan petugas yang melakukan penagihan atas piutang penjualan, khususnya yang telah jatuh tempo.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan pengujian kebenaran saldo piutang penjualan dengan cara mengkonfirmasikan hal tersebut kepada pelanggan yang bersangkutan, terutama terhadap piutang yang telah lama jatuh tempo.
  2. Melakukan pengujian atas kelayakan pemberian penjualan kredit dengan cara meneliti ketaatan pemberian penjualan kredit dengan prosedur penjualan yang telah ditetapkan direksi, teliti petugas yang menyetujui pemberian kredit dan wewenangnya, dan alasan pemberian kredit tersebut.
  3. Melakukan pengujian atas kebenaran formal penjualan kredit dengan cara menelusuri penjualan kredit yang dicatat ke bukti dasar dan pendukungnya berupa faktur, surat jalan, packing list, bukti pengeluaran barang dan tanda terima dari pelanggan, serta bukti persetujuan penjualan kredit dari bagian penjualan.
  4. Melakukan kontrol hubungan antara data penjualan dengan bukti penerimaan kas dan bukti yang dicatat dalam kartu piutang.

Pelelangan kendaraan bermotor perusahaan dimenangkan oleh pembeli yang sudah ditetapkan lebih dulu (diarahkan pemenangnya) sehingga tidak dapat diperoleh harga yang optimal.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan tim pelelangan kendaraan bermotor yang bertugas dan bertanggungjawab melaksanakan penjualan kendaraan bermotor.
  2. Direksi dan/atau panitia pelelangan harus menetapkan limit harga terendah atas pelelangan yang akan dilaksanakan.
  3. Pelelangan harus diumumkan kepada masyarakat luas jauh hari sebelum pelaksanaannya agar cukup waktu bagi pihak yang berminat untuk mengikuti pelelangan.
  4. Panitia pelelangan harus menyediakan cukup formulir bagi pihak yang berminat mengikuti pelelangan.
  5. Pelelangan harus dilaksanakan secara terbuka sehingga seluruh peserta lelang dapat mengikuti jalannya pelelangan, dan penawaran yang diajukan, pihak yang melakukan penawaran dan harga penawarannya.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan penelitian atas daftar hadir peserta lelang dan formulir yang diambil peserta untuk mengikuti pelelangan.
  2. Melakukan pengujian keabsahan pemenang lelang dengan cara menelusurinya ke formulir yang diisi peserta, daftar hadir, untuk mengetahui identitas peserta dan kehadirannya pada pelelangan.
  3. Melakukan pengujian atas harga pemenang lelang untuk meyakini bahwa harga terbaik telah diperoleh dengan membandingkan harga pemenang dengan seluruh harga yang diajukan para penawar.
  4. Melakukan pengujian atas pelaksanaan undangan secara luas dan terbuka dengan cara meneliti pengumuman yang dibuat panitia pelelangan, kapan, kepada siapa dan di mana dibuat.
  5. Melakukan penelitian atas kronologis data dalam dokumen lelang.

Pembayaran hasil penjualan dari pelanggan tertentu tidak lancar karena tidak adanya batas waktu pembayaran namun tetap memperoleh pengiriman barang.

Kondisi ini terjadi karena pejabat di Bagian Penjualan mendapat imbalan dari pelanggan tersebut.

Upaya-upaya Preventif :

  1. Direksi harus menetapkan format perjanjian penjualan yang baku dan menetapkan syarat-syarat pembayaran secara tegas.
  2. Direksi harus menyusun daftar umur piutang dan mengidentifikasi pelanggan yang pembayarannya tidak lancar.
  3. Direksi harus menetapkan prosedur penjualan yang membatasi jumlah maksimal penjualan kredit dikaitkan dengan pelunasan atas barang yang telah dikirim.
  4. Direksi harus melakukan evaluasi berkala terhadap kinerja pelanggan dan kontrak penjualan.

Upaya-upaya Detektif :

  1. Melakukan penelitian dan pengujian atas setiap umur piutang yang kurang lancar.
  2. Melakukan penelitian terhadap perjanjian penjualan yang umur piutangnya telah lama dan membandingkannya dengan format baku yang telah ditetapkan.
  3. Melakukan penelitian terhadap kartu piutang, apakah seluruh mutasi-mutasi yang terjadi telah sesuai dengan transaksi yang terjadi baik terhadap penjualan dan pembayarannya.
  4. Melakukan penelitian terhadap bukti-bukti penyerahan/ pengiriman barang, bukti-bukti penagihan piutang serta bukti-bukti pembayaran/ pelunasan.