Korupsi Di Bagian GUDANG

UPAYA PENCEGAHAN KORUPSI DI BAGIAN GUDANG

** by Uung Barlianto, S.Si dari berbagai sumber **

Juni 2008

Dipresentasikan pada Acara :

Managemen Review PT. Pismatex Textile Industry di Pekalongan Juni 2008

Managemen Review PT. Panahmas Centratama Niaga di Malang November 2008

Siklus persediaan dan pergudangan meliputi kegiatan sejak perencanaan kebutuhan persediaan (bahan baku), penerimaan bahan baku dan barang jadi hasil produksi, penyimpanan sampai pada pengiriman barang-barang kepada pembeli. Fungsi-fungsi yang terkait dengan siklus ini adalah fungsi perencanaan, pemesanan, fungsi penyimpanan, fungsi pengiriman barang, fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Penyimpangan-penyimpangan yang terjadi pada siklus ini adalah:

Kekurangan persedian barang akibat pencurian/penggelapan yang dilakukan oleh oknum petugas gudang ditutupi dengan membuat transaksi penjualan kredit fiktip.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang memisahkan fungsi penerimaan barang dengan penyimpanan barang.
2. Direksi harus menetapkan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan penjualan kredit.
3. Opname persediaan (stock opname) harus dilakukan secara periodic dan/ atau sewaktu-waktu.
4. Pencatatan persediaan barang harus diselenggarakan dengan membuat kartu gantung pada masing-masing barang persediaan, pencatatan berupa kartu persediaan barang oleh Petugas Gudang dan kartu persediaan untuk setiap jenis barang pada Bagian Pembukuan.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan verifikasi kebenaran penjualan dengan cara mengkonfirmasi kebenaran piutang yang timbul dari penjualan kredit.
2. Melakukan verifikasi keaslian dan keabsahan atas bukti-bukti penjualan kredit yang dilakukan.
3. Melakukan verifikasi atas kesesuaian jumlah fisik barang dengan pembukuan dengan cara melakukan stock opname secara berkala mencocokkan kartu persediaan di bagian akuntansi/pembukuan dengan kartu persediaan/ kartu barang.
4. Melakukan verifikasi penjualan dan pengeluaran barang dengan cara mencocokkan bukti pesanan, perintah pengeluaran barang, bukti pengeluaran barang, dan surat angkut barang.

Pembelian persediaan fiktif dengan cara mencatat penerimaan persediaan bekas pakai namun kondisinya masih baik sebagai penerimaan pengadaan persediaan baru.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan pemisahan antara fungsi permintaan barang, pembelian, penerimaan dan pembayaran, dipisahkan dengan fungsi penyimpangan.
2. Direksi harus menetapkan jumlah persediaan berdasarkan analisa kebutuhan dan menetapkan bahwa pembelian hanya dapat dilakukan bila persediaan mencapai atau lebih rendah dari persediaan yang ditetapkan.
3. Direksi harus mewajibkan penetapkan spesifikasi persediaan yang dapat dibeli bila kebutuhan pemakai tidak terdapat di gudang.
4. Direksi harus menetapkan bahwa setiap penerimaan fisik barang di gudang harus dibandingkan dengan surat jalan dan dibuat Berita Acara Penerimaan Barang.
5. Setiap pencatatan utang dari penerimaan persediaan dibuat berdasarkan surat permintaan pembelian, surat pesanan, dan bukti penerimaan barang serta faktur dan packing slip.
6. Persediaan barang bekas pakai harus di catat dan disimpan terpisah dari barang baru.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan penelitian kebutuhan pembelian persediaan tersebut dengan cara membandingkan pembelian yang dilakukan dengan kebutuhan yang ada, serta konfirmasi dengan pemakai.
2. Melakukan pengujian bukti penerimaan barang yang dibayar denga cara menelusuri pencatatannya ke buku persediaan pada Administrasi Persediaan Kantor.
3. Melakukan pengujian penerimaan persediaan pada Administrasi Persediaan Kantor ke Administrasi Persediaan Gudang.
4. Melakukan pengujian Administrasi Persediaan Gudang dengan cara melakukan stok opname fisik persediaan dan membandingkannya dengan Administrasi Persediaan Gudang
5. Melakukan konfirmasi kepada petugas gudang/penerima barang tentang kebenaran penerimaan persediaan dan sumbernya dengan cara membuat permintaan keterangan tertulis.
6. Melakukan pengujian nama pihak yang menyerahkan persediaan dengan cara membandingkan nama yang tertera pada bukti penerimaan barang, surat jalan, faktur, surat pesanan dan packing slip.
7. Melakukan pengujian bukti pembayaran dengan cara membandingkan bukti kas keluar dengan surat pesanan, permintaan pembelian, bukti pengiriman barang/surat jalan, bukti penerimaan barang dan faktur serta packing slip.

Penjualan persediaan oleh oknum karyawan Bagian Persediaan yang dipertanggung jawabkan sebagai susut gudang.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan prosedur pemasukan dan pengeluaran persediaan ke gudang serta jenis persediaan yang diperbolehkan diperhitungkan sebagai susut serta koefisien penyusutannya.
2. Direksi harus menetapkan pedoman pengelolaan persediaan di gudang dan pejabat yang berwenang dan bertanggungjawab terhadap persediaan di gudang.
3. Laporan penerimaan persediaan, laporan pengeluaran persediaan dan laporan persediaan harus ditandatangani pejabat yang berwenang.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan penelitian atas pengelolaan persediaan apakah telah sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan Direksi.
2. Melakukan verifikasi terhadap kebenaran persediaan baik jumlah, berat maupun jumlah kollienya dengan cara membandingkan hasil stock opname dengan laporan penerimaan persediaan, laporan pengeluaran persediaan dan laporan stock persediaan.
3. Melakukan uji petik terhadap pengukuran kadar air dan membandingkannya dengan laporan kadar air persediaan pada saat pemasukan.

Oknum petugas gudang membuat bukti pengeluaran barang gudang palsu untuk menutupi ketekoran persediaan karena penjualan yang dilakukannya.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menempatkan petugas-petugas untuk melaksanakan stock opname persediaan secara periodik dan meneliti selisih yang terjadi dengan catatan dan rekonsiliasi antara Administrasi Persediaan Kantor dengan Administrasi Persediaan Gudang maupun buku besar persediaan
2. Direksi harus membuat ketentuan yang melarang petugas gudang mengeluarkan barang tanpa bon permintaan barang yang telah disetujui pejabat yang berwenang.

Upaya-upaya Detektif:

1. Melakukan penelitian pengeluaran barang dengan cara membandingkan bukti-bukti pengeluaran barang pada Administrasi Persediaan Gudang dengan pencatatan pada Administrasi Persediaan Kantor.
2. Melakukan penelitian kebenaran mutasi persediaan dengan menelusuri bukti buku besar dan buku pembantu persediaan.
3. Melakukan pengujian bukti dasar dengan membandingkan bukti pengeluaran gudang dengan bukti yang dibukukan maupun bon permintaan barang dari pengguna persediaan.

Penjualan/ penggelapan persediaan oleh oknum petugas gudang dengan cara menitipkannya pada truk petugas pengiriman kemudian mengambilnya di luar lokasi perusahaan.

Upaya-upaya Preventif:

1. Direksi harus menugaskan secara periodik beberapa petugas untuk melaksanakan stok opname dan meneliti perbedaan fisik dengan catatan gudang.
2. Setiap orang dan kendaraan yang masuk dan keluar kawasan gudang harus diawasi dengan membuat satu akses keluar/masuk kawasan yang dijaga satpam, setiap orang/kendaraan yang akan masuk harus melapor lebih dahulu pada satpam.
3. Petugas gudang dilarang melayani pengambilan barang bagi pihak dan kendaraan yang tidak memiliki/memegang pas masuk,
4. Petugas gudang harus membuat bukti pengeluaran barang gudang atas setiap pengambilan barang.
5. Pada saat keluar di pintu gerbang, satpam harus meminta pas masuk dari orang/kendaraan yang akan keluar;mengecek fisik barang yang dibawa, mencocokkan fisik barang dengan bukti pengeluaran barang gudang dan surat jalan.

Upaya-upaya Detektif:

1. Melakukan stok opname fisik persediaan untuk mengetahui perbedaan fisik dengan catatan.
2. Melakukan verifikasi atas bukti pas masuk dan hasil pemeriksaan fisik oleh satpam.
3. Membandingkan hasil pemeriksaan satpam dengan bukti pengeluaran barang gudang.