Korupsi Di Bagian PEMBELIAN

UPAYA PENCEGAHAN KORUPSI DI BAGIAN PEMBELIAN
** by Uung Barlianto, S.Si dari berbagai sumber **
Juni 2008

Dipresentasikan pada Acara :
Managemen Review PT. Pismatex Textile Industry di Pekalongan Juni 2008
Managemen Review PT. Panahmas Centratama Niaga di Malang November 2008

Siklus Pengadaan, Penerimaan dan Pembayaran barang/ jasa pada perusahaan meliputi kegiatan-kegiatan sejak perencanaan kebutuhan barang/ jasa, proses pengadaan sampai pada pembayaran atas barang/ jasa yang dibeli. Fungsi-fungsiyang terkait dalam siklus ini meliputi fungsi pemrosesan order pembelian, fungsi penerimaan dan pencatatan barang/ jasa, fungsi akuntansi, dan fungsi pengeluaran uang. Penyimpangan yang pada umumnya terjadi pada siklus ini sebagai berikut :

Perencanaan pengadaan barang dan jasa oleh fungsi perencanaan tidak berdasarkan kebutuhan, tetapi berdasarkan pengadaan tahun sebelumnya ditambah jumlah persentase tertentu, agar barang yang dibutuhkan pada tahun sebelumnya tetap diadakan karena perencana memperoleh imbalan dari rekanan.


Upaya-upaya Preventif

1. Direksi harus menetapkan prosedur dan tata cara perencanaan kebutuhan terhadap pengadaan barang dan jasa
2. Direksi harus menetapkan pejabat dan unit kerja yang bertanggungjawab untuk menyusun perencanaan terhadap pengadaan barang dan jasa
3. Perencanaan pengadaan barang dan jasa harus berdasarkan pengajuan dari unit kerja yang membutuhkan.

Upaya-upaya Detektif

1. Melakukan penelitian terhadap realisasi pengadaan barang dan jasa dengan kebutuhan riil barang dan jasa.
2. Melakukan verifikasi terhadap rencana pengadaan dan jasa apakah telah didukung dengan pengajuan dari unit yang membutuhkan.
3. Melakukan penelitian terhadap rencana dan anggaran pengadaan barang dan jasa apakah telah disetujui oleh pejabat yang berwenang.

Penyusunan spesifikasi kebutuhan barang dan jasa dirubah oleh Bagian Pengadaan untuk produk dan rekanan tertentu, yang mengakibatkan terjadinya mark up (kemahalan harga).

Upaya-upaya Preventif

1. Direksi harus menetapkan ketentuan bahwa penyusunan rencana kebutuhan barang dan jasa tidak diperbolehkan mengarah kepada produk atau rekanan tertentu.
2. Direksi harus menetapkan bahwa dalam hal terjadi perubahan spesifikasi barang yang akan dibeli harus mendapat persetujuan pejabat yang berwenang.

Upaya-upaya Detektif

1. Melakukan penelitian apakah Direksi telah menetapkan ketentuan bahwa penyusunan rencana kebutuhan barang dan jasa tidak diperbolehkan mengarah kepada rekanan tertentu.
2. Melakukan penelitian apakah rencana kebutuhan barang dan jasa yang disusun Bagian Perencanaan telah sesuai dengan spesifikasi barang yang dibeli.
3. Melakukan penelitian apakah terdapat hubungan istimewa antara Bagian Pengadaan dengan kontraktor dan atau pabrikan tertentu.
4. Membandingkan harga barang yang dibeli dengan harga pada beberapa pemasok untuk jenis dan spesifikasi barang yang sama.

Harga Perhitungan Sendiri (HPS) pengadaan barang dan jasa disusun hanya formalitas untuk mendukung Penunjukan langsung yang mengakibatkan terjadinya kemahalan harga.

Upaya-upaya Preventif

1. Harga Perhitungan Sendiri disusun oleh panitia yang ditunjuk Direksi dan dianggarkan lebih dahulu.
2. Penyusunan HPS harus melalui penelitian yang mendalam dengan membandingkan harga pekerjaan sejenis pada beberapa perusahaan.
3. Melakukan tender terbuka atas setiap pekerjaan yang bersifat reguler, tidak spesifik, dan umum.
4. Penunjukan langsung baru dapat dilakukan apabila pekerjaan yang akan dilakukan bersifat darurat, sangat spesifik, dan tidak ada lagi rekanan yang sejenis.
5. Penunjukan langsung yang bernilai besar harus mendapat persetujuan dari Dewan Komisaris.

Upaya-upaya Detektif

1. Melakukan konfirmasi harga kepada rekanan yang sejenis atau pekerjaan yang sejenis di perusahaan lain.
2. Mempelajari proses penyusunan HPS untuk mengetahui apakah HPS disusun sesuai ketentuan Perusahaan.
3. Mempelajari tanggal-tanggal permintaan, pembentukan panitia, penyusunan HPS, undangan, negosiasi harga, penandatanganan kontrak dan pembayarannya untuk mengetahui kronologis peristiwa dan mendeteksi adanya rekayasa penanggalan.
4. Melakukan penelitian terhadap isi kontrak dan pembayarannya untuk mengetahui apakah terdapat klausal kontrak dan pembayaran yang dapat merugikan Perusahaan.
5. Melakukan penelitian terhadap hubungan Rekanan dengan Panitia Penunjukan langsung atau Pejabat Perusahaan lainnya untuk mengetahui apakah terdapat hubungan istimewa antara rekanan dengan pejabat/pegawai Perusahaan.
6. Melakukan penelitian terhadap mutu pekerjaan untuk mengetahui apakah pekerjaan dilakukan sesuai dengan kontrak atau terjadi penurunan mutu hasil pekerjaan.

Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri (HPS) dilakukan berdasarkan harga pengadaan tahun sebelumnya ditambah persentase tertentu, dengan tujuan mengambil kelebihan harga untuk kepentingan pribadi.

Upaya-upaya Preventif

1. Direksi harus menetapkan prosedur/tata cara penyusunan HPS baik untuk pengadaan dalam negeri maupun pengadaan luar negeri (impor).
2. Direksi harus menetapkan pejabat yang berwenang menyusun HPS.
3. Pejabat yang ditunjuk harus pegawai/staf yang telah mendapat pelatihan yang cukup tentang tata cara penyusunan HPS.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan penelitian apakah penyusunan HPS telah dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
2. Melakukan penelitian terhadap dasar dan estimasi yang digunakan pada saat penyusunan HPS.
3. Melakukan verifikasi terhadap kebenaran perhitungan HPS.

Kualifikasi rekanan tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya yaitu jumlah kekayaan, tenaga ahli, pengalaman kerja, reputasi dan peralatan yang dicantumkan bukan milik calon rekanan.

Upaya-upaya Preventif

1. Direksi harus menetapkan Bagian Pengadaan menyusun Daftar Rekanan Terseleksi mencakup persyaratan yang harus dipenuhi calon rekanan agar dapat mengikuti kegiatan pengadaan barang dan jasa pada perusahaan sesuai nilai pengadaan dan tingkat kesulitan pelaksanaan.
2. Calon rekanan yang mengajukan kualifikasi perusahaannya harus melampirkan bukti-bukti pendukung sesuai dengan kemampuan yang diajukan seperti bukti setoran bank, rekening koran bank, dan laporan keuangan yang telah di audit kantor akuntan publik (bagi rekanan/kontraktor yang berskala nasional)
3. Pejabat yang ditugaskan menyusun Daftar Rekanan Terseleksi harus terlebih dahulu menganalisis aktiva calon rekanan serta bukti tambahan seperti setoran bank, rekening koran bank, dan laporan yang telah di audit kantor akuntan publik.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan review hasil analisis aktiva calon rekanan dan data serta bukti tambahan seperti setoran bank, rekening koran bank, dan laporan keuangan yang telah di audit kantor akuntan publik (bagi kontraktor yang berskala nasional).
2. Melakukan pengujian subtantif dengan cara konfirmasi pembuktian kepemilikan kepada yang bersangkutan.
3. Melakukan pengujian setempat pada kantor dan aktiva/peralatan yang dilaporkan dalam pengisian Daftar Rekanan Terseleksi.
4. Melakukan pengujian kebenaran pengalaman kerja calon rekanan dengan cara konfirmasi kepada perusahaan di mana calon rekanan pernah melakukan pengadaan barang/jasa.

Pengadaan barang dan jasa yang seharusnya melalui pelelangan dilaksanakan dengan pemilihan langsung/penunjukan langsung dengan menunda-nunda pelelangan sehingga waktunya terdesak dan membuat alasan pekerjaan spesifik, mengakibatkan terjadinya kemahalan. Dengan kondisi tersebut Panitia Pelelangan mendapat fee (imbalan) dari supplier di atas.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus memantau rencana kebutuhan barang dan jasa, waktu pengajuan kebutuhan serta proses dan jadwal pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan.
2. Direksi harus mendapatkan informasi dari instansi lain tentang pengadaan barang dan jasa spesifik dan mewajibkan Bagian Pengadaan mencantumkan alasan diperlukannya pengadaan barang dan jasa spesifik dalam dokumen pengadaan.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan verifikasi jangka waktu penyusunan rencana kebutuhan barang dan jasa, waktu pengajuan kebutuhan serta proses dan jadwal pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
2. Melakukan pengujian apakah proses penunjukan langsung tersebut telah sesuai ketentuan yang ditetapkan Direksi.
3. Mendapatkan informasi apakah pekerjaan dimaksud merupakan pekerjaan spesifik dan menguji alasan penunjukan langsungnya.

Pelelangan pengadaan barang dan jasa bersifat formalitas yang dilakukan dengan cara peserta pelelangan merupakan perusahaan pinjaman dan aanwijzing dilakukan hanya untuk satu rekanan (rekanan lain menandatangani Berita Acara tanpa menghadiri).

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan ketentuan jumlah calon rekanan minimum yang harus diundang mengikuti pelelangan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan.
2. Surat keterangan tempat kedudukan calon rekanan peserta pelelangan harus disahkan pejabat setempat.
3. Nama-nama pimpinan dan pegawai rekanan peserta pelelangan harus dituangkan dalam Berita Acara Aanwijzing.
4. Berita Acara Aanwijzing harus ditandatangani dihadapan Kepala Bagian Pengadaan dan Panitia Pelelangan.

Upaya-upaya Detektif

1. Melakukan pengujian kemungkinan kesamaan huruf dalam surat menyurat pelelangan diantara peserta pelelangan yang memasukkan penawaran.
2. Melakukan konfirmasi kepada Kadin/Lembaga Jasa Konstruksi setempat terhadap kebenaran nama-nama pimpinan rekanan.
3. Melakukan penelitian kemungkinan adanya hubungan istimewa antara sesame peserta pelelangan.

Pemberian uang muka kerja pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan secara swakelola tidak sesuai dengan tujuan pengajuannya, mengakibatkan pekerjaan tersebut mengalami kegagalan dan sebagian uang muka kerja dipergunakan untuk kepentingan pribadi.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan dengan jelas petugas pemegang uang muka mencakup nama dan jabatannya.
2. Direksi harus menetapkan jumlah maksimal uang muka kerja yang dapat diberikan dan batas waktu pertanggung-jawaban uang muka kerja yang diberikan.
3. Direksi harus menetapkan prosedur pelaksanaan opname atas uang muka kerja yang dilakukan secara periodik dan sewaktu-waktu dan petugas yang bertanggung jawab melaksanakan opname atas uang muka kerja.
4. Setiap pengajuan uang muka kerja harus jelas penggunaanya dan memperoleh persetujuan atasan langsung peminta uang muka kerja.
5. Pengambil uang muka kerja harus terlebih dahulu mempertanggungjawabkan uang muka kerja yang diambil sebelum mengajukan uang muka berikutnya.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan penelitian apakah uang muka kerja hanya diberikan kepada petugas yang telah ditetapkan oleh Direksi.
2. Melakukan verifikasi kebenaran jumlah uang muka kerja dengan cara membandingkan buku besar uang muka kerja dengan buku pembantu uang muka kerja per petugas pemegang uang muka kerja dan meneliti apakah terdapat uang muka kerja yang sudah melewati batas waktu pertanggung jawaban.
3. Melakukan penelitian kebenaran pertanggung-jawaban apakah penggunaan uang muka kerja telah didukung bukti-bukti pengeluaran sesuai dengan tujuan penggunaannya.
4. Melakukan verifikasi kebenaran saldo uang muka kerja dengan cara membandingkan uang muka kerja yang belum dipertanggung-jawabkan dengan tujuan penggunaannya.

Pelaksanaan pekerjaan terbengkalai karena rekanan melarikan diri, akibatnya perusahaan mengalami kerugian karena uang muka kerja pelaksanaan pekerjaan kepada rekanan ternyata tidak didukung jaminan pelaksanaan dan jaminan uang muka yang sah sebagaimana yang dipersyaratkan dalam kontrak.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan ketentuan bahwa setiap pembayaran uang muka kerja kepada rekanan pelaksana hanya dapat dilakukan setelah rekanan tersebut menyerahkan jaminan pelaksanaan dan jaminan uang muka yang sah.
2. Direksi harus menetapkan persyaratan bahwa jaminan pelaksanaan dan jaminan uang muka kerja hanya dapat diterima apabila diterbitkan oleh bank atau lembaga keuangan bukan bank yang kredibel dan sehat.
3. Setiap jaminan pelaksanaan dan jaminan uang muka kerja yang diterima harus dikonfirmasi keasliannya kepada penerbit jaminan.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan penelitian apakah pengeluaran uang muka pekerjaan telah didukung oleh jaminan uang muka.
2. Melakukan penelitian apakah pelaksanaan pekerjaan telah didukung oleh jaminan pelaksanaan yang cukup (Performance Bond) untuk mengantisipasi kegagalan proyek.
3. Melakukan konfirmasi kepada Bank pemberi jaminan.

Pengadaan barang dan jasa dilakukan melalui perantara (tidak langsung kepada agen tunggal produk yang dibeli), karena pejabat di Bagian Pengadaan mendapat imbalan dari perantara tersebut.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan ketentuan mengenai jenis barang dan jasa, anggaran serta harga pasar yang pengadaannya tidak dapat dilakukan langsung melalui agen tunggal disertai alasan-alasannya.
2. Direksi harus menetapkan harga barang dan jasa melalui agen tunggal harus mengacu kepada harga agen tunggal ditambah pengeluaran-pengeluaran yang dapat diperkenankan.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan pengujian kebenaran alasan pengadaan barang yang dilakukan melalui perantara.
2. Melakukan pengujian kelayakan harga pasar dan pengeluaran lain yang dianggap wajar.
3. Melakukan pengujian apakah harga kontrak telah mengacu kepada harga pasar setempat yang berlaku untuk agen tunggal ditambah pengeluaranpengeluaran yang dapat diperkenankan menurut itikad baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Sebagian atau seluruh pekerjaan/pengadaan barang dan jasa yang telah diikat dengan kontrak dengan rekanan ternyata dilaksanakan sendiri oleh karyawan perusahaan dengan harga yang lebih rendah dari nilai kontrak.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan petugas yang ditunjuk sebagai pengawas pelaksanaan pekerjaan oleh rekanan.
2. Direksi harus menetapkan persyaratan pekerjaan yang dapat dilaksanakan secara swakelola dan prosedur untuk meyakini dipatuhinya persyaratan pelaksanaan pekerjaan swakelola atau oleh pihak ketiga (rekanan).
3. Direksi harus membuat prosedur yang dapat meyakinkan bahwa rekanan secara nyata telah melaksanakan pekerjaan yang telah dikontrakkan, serta mewajibkan rekanan membuat laporan pemakaian bahan, penggunaan perlatan dan tenaga kerja.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan pengujian atas pekerjaan yang dikontrakkan dengan cara membandingkan pemberian uang muka kerja dengan kegiatan yang dilaksanakan melalui kontrak pihak ketiga.
2. Melakukan verifikasi pemakaian bahan dari gudang dengan cara meneliti surat permintaan bahan, jenis bahan dan jumlahnya, tujuan penggunaan, dan lokasi dibawanya bahan tersebut.
3. Melakukan pengujian penggunaan tenaga kerja dengan meneliti surat-surat penugasan kepada karyawan, lokasi pekerjaan, kegiatan yang dilaksanakan serta waktu pelaksanaan.
4. Melakukan verifikasi penggunaan peralatan oleh pihak ketiga dengan cara meneliti permintaan peminjaman alat serta persetujuannya, bukti peminjaman, waktu peminjaman, tujuan peminjaman dan lokasi peralatan digunakan.

Pekerjaan yang telah diikat kontrak dengan rekanan dilaksanakan sendiri dengan menggunakan peralatan milik perusahaan dan biaya penggunaan alat juga dibebankan kepada perusahaan.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan prosedur penggunaan peralatan milik perusahaan dan penanggung jawab pengendali penggunaan setiap peralatan.
2. Direksi mewajibkan petugas pengelola peralatan untuk membuat daftar peralatan yang dimiliki perusahaan dan membuat kartu kontrol atas penggunaan setiap peralatan.
3. Direksi mewajibkan penanggung jawab untuk menyusun laporan penggunaan dan pemeliharaan peralatan secara periodik.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan pengujian atas kesesuain tujuan dan tempat penggunaan peralatan oleh pihak yang melakukan permintaan dengan meneliti surat ijin penggunaan peralatan.
2. Melakukan pengujian kebenaran penggunaan peralatan melalui pengecekan terhadap kartu kontrol penggunaan setiap peralatan.
3. Melakukan pengujian penggunaan peralatan dengan melakukan control hubungan penggunaan bahan bakar, perawatan dan perbaikan setiap peralatan.

Harga pembebasan lahan lebih tinggi dari harga yang ditetapkan oleh Pemerintah Daerah setempat dan dibayarkan kepada orang yang tidak berhak dengan imbalan tertentu.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan prosedur pembebasan/ganti rugi tanah, tanaman dan bangunan dan Panitia Pembebasan Lahan dilengkapi dengan uraian tugas dan tanggungjawabnya.
2. Direksi harus menetapkan tarif ganti rugi per kelas tanah dan bangunan dan per jenis tanaman dengan memperhatikan unsur- unsur Nilai Jual Objek Pajak (NJOP) dan harga pasar berdasarkan hasil konfirmasi kepada Pemerintah Daerah setempat.
3. Direksi harus menetapkan kelas tanah dan bangunan dan jenis tanaman yang dapat dibebaskan
4. Pembebasan/ganti rugi tanah harus didahului penelitian atas kejelasan pemilik tanah dan bangunan yang akan dibebaskan.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan penelitian terhadap keabsahan kepemilikan tanah dan bangunan yang dibebaskan dengan cara konfirmasi kepada Pemerintah Daerah dan Kantor Badan Pertanahan setempat serta konfirmasi kepada penerima ganti rugi.
2. Melakukan verifikasi terhadap kebenaran tanah dan bangunan yang dibebaskan.
3. Melakukan penelitian terhadap kebenaran penetapan tarif per kelas tanah dan bangunan serta per jenis tanaman dengan cara membandingkannya dengan NJOP dan harga pasar.
4. Melakukan penelitian terhadap kebenaran jumlah (nilai) ganti rugi yang diberikan kepada pemilik tanah, tanaman dan bangunan dengan cara konfirmasi pada penerima ganti rugi.

Memberi perpanjangan waktu pengadaan barang dan jasa dengan membuat Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan yang tidak benar dengan imbalan tertentu dari rekanan.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan sanksi terhadap karyawan yang menandatangani Berita Acara yang tidak benar.
2. Direksi harus memantau perkembangan kontrak secara berkala, dan memberikan teguran kepada rekanan jika perkembangan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan penelitian perkembangan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sejak awal sampai dilakukan perpanjangan, apakah kemajuan pengadaan barang dan jasa secara periodik telah sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam kontrak.
2. Melakukan verifikasi kebenaran kemajuan pengadaan barang dan jasa dengan cara membandingkan laporan perkembangan dengan data buku harian kontraktor dan data konsultan pengawas, dan meneliti kemungkinan adanya rekayasa dalam pembuatan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan.
3. Melakukan penelitian ketepatan alasan perpanjangan waktu/ pengadaan barang dan jasa dan kemungkinan adanya pengadaan barang dan jasa yangbelum selesai namun tidak dibuat perpanjangan waktu agar tidak diketahui Direksi.

Penerimaan komisi dan atau discount atas pengadaan barang dan jasa dari pihak ketiga tidak disetor ke kas Perusahaan.

Upaya-upaya Preventif :

1. Menenapkan ketentuan bahwa setiap komisi, dan atau discount harus disetorkan ke perusahaan.
2. Memasukkan ketentuan adanya komisi, discount pembelian dalam perjanjian/kontrak pembelian/pengadaan
3. Setiap komisi dan atau discount yang diterima kasir/bagian keuangan/bagian pembelian/pejabat perusahaan harus disetorkan ke kas perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan pengujian apakah setiap komisi dan atau discount telah disetorkan ke Kas Perusahaan.
2. Melakukan pengujian apakah komisi dan atau discount yang diterima oleh Kasir/Bagian Keuangan/Bagian Pembelian/pejabat perusahaan telah disetorkan ke kas Perusahaan.
3. Melakukan pengujian kas pada Kasir untuk mengetahui apakah terdapat kelebihan kas yang berasal dari komisi dan atau discount.
4. Melakukan konfirmasi kepada rekanan terkait apakah terdapat pemberian komisi atau/dan discount.
5. Melakukan pengujian apakah discount harga, potongan pembelian telah dimasukkan dalam perjanjian/kontrak/ pembelian/pengadaan.