Korupsi Di Bagian PENJUALAN

UPAYA PENCEGAHAN KORUPSI DI BAGIAN PENJUALAN

** by Uung Barlianto, S.Si dari berbagai sumber **

Juni 2008

Dipresentasikan pada Acara :
Manajemen Review PT. Pismatex Textile Industry di Pekalongan Juni 2008
Manajemen Review PT. Panahmas Centratama Niaga di Malang November 2008

1. Siklus Penjualan dan Penerimaan Uang.

Siklus penjualan dan penerimaan uang hasil penjualan meliputi kegiatan-kegiatan sejak masuknya pesanan dari pelanggan sampai dengan diterimanya uang hasil penjualan pada perusahaan. Fungsi-fungsi yang terkait dalam siklus ini meliputi fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi gudang, fungsi pengiriman barang dan fungsi akuntansi. Penyimpangan yang pada umumnya terjadi pada siklus ini adalah:

Penjualan dilakukan di bawah harga pasar dan metode penyerahan barang/jasa tidak sesuai dengan kontrak penjualan yang dilakukan dengan memperoleh imbalan tertentu dari pembeli.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan bahwa penetapan harga jual berdasarkan data harga pasar bersumber dari lembaga resmi yang terpercaya.
2. Penetapan harga jual di bawah harga pasar harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang.
3. Penjualan dalam partai besar harus dituangkan dalam kontrak penjualan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan penelitian atas kontrak penjualan apakah telah memuat syarat penyerahan, jangka waktu, volume dan harga yang disetujui.
2. Melakukan penelitian terhadap kebenaran harga yang disetujui dalam kontrak dengan cara membandingkannya dengan data harga pasar dunia yang diperoleh dari lembaga yang terpercaya.
3. Melakukan penelitian atas ketepatan pengiriman barang apakah telah sesuai dengan jadwal dan metode penyerahan yang ditetapkan dalam kontrak.

Kontrak penjualan komoditi secara forward tidak direalisasi pembeli dengan cara memberi imbalan kepada oknum perusahaan penjual, karena harga komoditas tersebut turun pada saat kontrak jatuh tempo.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan prosedur penjualan forward
2. Direksi harus menetapkan sanksi denda dan sanksi administrasi jika kontrak yang telah jatuh tempo tidak direalisasi oleh Pembeli.
3. Direksi harus menetapkan pejabat yang berwenang untuk menandatangani kontrak penjualan forward.
4. Kontrak penjualan forward harus diregister (dicatat) dan di file terpisah dari kontrak penjualan yang telah direalisasi/spot.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan penelitian terhadap Register kontrak penjualan forward untuk mengetahui apakah ada kontrak yang telah jatuh tempo namun belum direalisasi
2. Melakukan penelitian terhadap pengenaan sanksi atas kontrak penjualan yang telah jatuh tempo namun tidak direalisasi.
3. Melakukan penelitian apakah kontrak penjualan forward ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
4. Melakukan kontrol hubungan antara kontrak penjualan forward yang telah jatuh tempo dengan posisi persediaan barang.
5. Melakukan konfirmasi kepada pembeli untuk meyakinkan kebenaran pemberian imbalan. Uang hasil penjualan dipergunakan untuk kepentingan pribadi yang dilakukan dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan struktur organisasi yang memisahkan fungsi pencatatan piutang dengan fungsi penerimaan kas.
2. Direksi harus menetapkan jumlah penerimaan maksimal yang dapat dilakukan oleh kasir secara tunai.
3. Direksi harus menetapkan ketentuan agar Kasir menyetor seluruh penerimaan uang ke Bank selambat-lambatnya sehari setelah penerimaan uang tersebut.
4. Penanggungjawab keuangan (Kepala Divisi Keuangan) harus melakukan rekonsiliasi antara Buku Kas dengan jumlah uang kas yang diterima setiap hari pada akhir jam kerja.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan verifikasi kesesuaian pencatatan penerimaan kas dengan cara membandingkan setiap transaksi penerimaan uang menurut Buku Besar Kas dengan bukti yang dicatat pada Buku Pembantu Kas.
2. Melakukan pengujian terhadap kemungkinan terjadinya penundaan pencatatan penerimaan kas dengan cara membandingkan tanggal pencatatan pada Buku Pembantu Kas dengan tanggal pada bukti penerimaan kas.
3. Melakukan penghitungan jumlah penerimaan kas yang belum disetor sesuai dengan bukti-bukti yang belum dicatat dalam Buku Pembantu Kas untuk mengetahui kemungkinan terjadinya uang yang ditunda pencatatannya dan diambil oleh Kasir.

Premi asuransi tidak disetorkan oleh agen yang ditunjuk perusahaan, tetapi dipergunakan untuk kepentingan pribadi oleh agen yang bersangkutan.

Upaya-upaya Preventif :

1. Melakukan evaluasi terhadap kinerja agen asuransi secara periodik.
2. Agen asuransi harus menyetorkan hasil penagihannya setiap hari kepada kantor cabang/kantor pusat.
3. Bukti penyetoran premi dibuat secara prenumbered dan agen harus mempertanggung-jawabkan penggunaan bukti tersebut.
4. Membuka outlet/tempat penerimaan setoran premi di Bank atau tempattempat strategis lainnya.
5. Menyusun sistem penyetoran melalui ATM, Bank atau internet yang sifatnya memudahkan nasabah menyetor premi secara langsung.
6. Memberikan laporan keuangan/data setoran nasabah secara periodik kepada nasabah agar yang bersangkutan dapat mengetahui status setorannya.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan penelitian atas keluhan nasabah yang setoran preminya tidak masuk dalam laporan keuangan.
2. Melakukan penelitian terhadap kinerja agen asuransi untuk mengetahui apakah yang bersangkutan selama ini pernah melakukan penggelapan setoran premi.
3. Melakukan penelitian terhadap pertanggungjawaban penggunaan formulir bukti setor premi.
4. Menghitung besarnya nilai setoran yang tidak dilaporkan dan tidak disetorkan oleh agen asuransi.
5. Melakukan identifikasi pihak-pihak yang diduga terlibat beserta peranannya masing-masing.

Petugas gudang melakukan penjualan barang persediaan dan tidak menyetorkan hasil penjualan ke kas perusahaan yang dilakukan dengan cara memperbanyak kemasan dan atau menunda pencatatan penerimaan persediaan barang.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan ketentuan bahwa setiap penerimaan persediaan harus dicatat di kartu persediaan sesuai kuantitas fisik sebenarnya.
2. Direksi harus menetapkan ketentuan bahwa pengemasan persediaan harus mendapat persetujuan dari Kepala Bagian Persediaan.
3. Petugas gudang harus mempertanggung jawabkan setiap penggantian kemasan dan penggunaan kemasan baru.
4. Petugas gudang harus mencatat setiap penerimaan persediaan secara tepat waktu dan secara berkala harus dilakukan rekonsiliasi antara kartu persediaan dengan kartu dan fisik barang.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan pengujian berat setiap kemasan dengan cara melakukan penimbangan secara uji petik.
2. Melakukan pembandingan penerimaan persediaan dengan masing-masing Berita Acara Bongkar kapal dan surat jalan dari pihak ekspedisi.
3. Melakukan perbandingan mutasi penerimaan persediaan menurut kartu gudang dengan kartu persediaan akuntansi.
4. Melakukan penelitian apakah susunan stafel persediaan telah dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Melakukan kontrol hubungan antara penggantian kemasan yang rusak dengan jumlah pemakaian kemasan.

Hasil penjualan produksi scrap yang masih mempunyai nilai ekonomis tidak disetor ke kas perusahaan dimana hasil produksi scrap ini sengaja tidak dibukukan sebelumnya.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan jenis scrap produksi yang masih mempunyai nilai ekonomis dan mewajibkan petugas produksi membuat laporan atas scrap yang dihasilkan.
2. Prosedur pengendalian scrap harus menetapkan petugas yang bertanggungjawab atas scrap yang dihasilkan
3. Petugas produksi wajib menyerahkan scrap yang dihasilkan kepada petugas yang bertanggungjawab atas scrap.
4. Fungsi gudang harus membuat kartu persediaan scrap yang mencatat setiap mutasi scrap baik yang dijual maupun yang dikeluarkan untuk keperluan lain.
5. Setiap bahan baku yang digunakan maupun hasil produksi atas penggunaan bahan baku harus ditimbang untuk mengetahui ada tidaknya hasil scrap.
6. Bahan baku yang digunakan dengan hasil produksi harus dianalisa untuk mengetahui kuantitas scrap yang dihasilkan.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan verifikasi kebenaran scrap yang masuk ke gudang dengan cara membandingkan laporan produksi scrap dengan jumlah scrap yang diserahkan kepada gudang.
2. Melakukan pengujian scrap yang masuk ke gudang dengan cara membandingkan jumlah scrap yang diserahkan dengan mutasi pada kartu persediaan scrap.
3. Melakukan pengujian kewajaran scrap dengan membanding-kan antara jumlah produksi dengan penggunaan bahan baku.

Penjualan barang dilaporkan sebagai penjualan kepada koperasi dengan subsidi harga, dengan imbalan tertentu dari pembeli.

Upaya-upaya Preventif :

1. Setiap penyaluran barang harus sesuai dengan alokasi yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang.
2. Setiap koperasi harus memperoleh rekomendasi sebagai penyalur dari Departemen Koperasi.
3. Setiap pengeluaran barang harus berdasarkan bukti pemesanan, faktur, surat perintah pengeluran barang dan bukti pengambilan barang dari gudang.

Penerima barang harus menanda tangani surat jalan, membubuhi cap Koperasi dan mencantumkan nama jelas penerima barang.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan penelitian atas kelayakan pemesanan oleh koperasi dengan cara membandingkannya dengan alokasi penjualan kepada koperasi yang telah ditetapkan.
2. Melakukan pengujian kebenaran pengambilan barang oleh koperasi dengan cara meneliti kelengkapan data dalam bukti pemesanan, faktur, surat perintah pengeluaran barang, bukti pengambilan barang dan surat jalan.
3. Melakukan pengujian kesesuaian nama pengambil barang dengan pembayar tagihan berdasarkan bukti pemesanan, faktur, surat perintah pengeluaran barang, bukti pengambilan dan surat jalan.

Hasil penjualan dengan kredit ditagih oleh petugas yang tidak berwenang dan tidak disetorkan ke kas perusahaan.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan ketentuan bahwa pembayaran setiap tagihan harus dilakukan melalui Kasir atau Bank yang ditunjuk.
2. Struktur organisasi harus memisahkan dengan jelas petugas penjualan kredit dan petugas penagih ke pelanggan.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan penelitian atas penjualan kredit baru dengan cara membandingkan daftar penjualan kredit periode berjalan dengan daftar penjualan kredit periode sebelumnya.
2. Melakukan verifikasi kebenaran jumlah penjualan kredit baru yang dibuat petugas penjualan kredit.
3. Melakukan kontrol hubungan atas jumlah penjualan kredit baru dengan penerimaan dari penjualan kredit.
4. Melakukan konfirmasi kepada para pelanggan yang belum membayar pembelian kredit yang dilakukannya.

Hasil penagihan atas penjualan kredit kategori macet tidak disetorkan ke Kas perusahaan tetapi dipergunakan untuk kepentingan pribadi.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan penanggung jawab atas rekening-rekening tertunggak yang dikategorikan macet.
2. Direksi harus menetapkan bahwa setiap rekening tertunggak yang dikategorikan macet diadministrasikan dengan baik dan disimpan ditempat yang aman.
3. Penugasan penagihan atas rekening-rekening tertunggak kategori macet harus dituangkan dalam berita acara serah terima kepada petugas yang akan melakukan penagihan.
4. Hasil penagihan kredit macet harus dituangkan dalam kuitansi tercetak bernomor-urut dan disetorkan ke kas/bank selambat-lambatnya hari berikutnya.
5. Rekening yang masih ada pada petugas penagihan harus diserahkan seluruhnya kepada penanggung jawab rekening.
6. Penanggung jawab rekening harus membuat laporan secara berkala jumlah rekening yang dikuasai dan perkembangan hasil penagihannya.
7. Pemeriksaan fisik atas rekening tertunggak yang dikategorikan macet secara berkala dan sewaktu-waktu.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan pemeriksaan fisik secara mendadak terhadap rekening yang masih dipegang oleh petugas penagih dan membandingkan dengan laporan penagihan.
2. Melakukan verifikasi laporan hasil penagihan serta rekonsiliasi rekening Koran bank dengan buku harian kas/bank.
3. Melakukan penelitian terhadap laporan berkala yang disusun oleh penanggung jawab dan melakukan analisis atas perkembangan penagihannya.

Penjualan secara kredit dilakukan tanpa perjanjian dan tanpa jaminan atau bank garansi dengan imbalan tertentu dari pembeli.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan prosedur penjualan barang dagangan.
2. Direksi harus menetapkan kewenangan masing-masing pejabat terutama dalam kegiatan penjualan barang dagangan.
3. Setiap pengeluaran barang dagangan dari gudang harus melalui persetujuan dari pejabat yang berwenang.
4. Bagian Gudang harus membuat laporan penerimaan dan pengeluaran barang dagangan setiap akhir bulan.
5. Pelanggan yang diberi penjualan kredit harus mempunyai track record dan kredibilitas yang baik.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan verifikasi atas kebenaran jumlah pengeluaran barang dengan cara membandingkan laporan pengeluaran barang dengan nilai penjualan dalam buku penjualan.
2. Melakukan penelitian apakah setiap pengeluaran barang didasarkan atas surat perintah pengeluaran barang yang ditanda tangani oleh Bagian Penjualan.
3. Melakukan stock opname atas persedian barang di gudang secara periodic dan sewaktu-waktu.
4. Melakukan penilaian terhadap penunjukan rekanan apakah rekanan yang ditunjuk tersebut mempunyai track record yang baik dan kredibilitasnya tinggi.

Pembayaran atas penjualan dicatat di buku kas tetapi uangnya disetor ke rekening bank pribadi kasir sehingga pembayaran seolah-olah sudah sudah diterima perusahaan.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan satu rekening bank atas nama perusahaan untuk menampung penerimaan kas.
2. Direksi harus menetapkan pemisahan fungsi penjualan, penyimpanan, fungsi pencatatan dan penerimaan kas/bank.
3. Direksi harus menetapkan petugas yang wajib melaksanakan rekonsiliasi bank secara periodik.
4. Direksi harus menetapkan bahwa setiap akhir hari kerja buku kas/bank ditutup dan dicocokkan dengan fisik uang tunai.
5. Direksi harus menetapkan bahwa setiap pembayaran penjualan yang sah harus divalidasi oleh petugas lain yang tidak merangkap sebagai kasir dan mengumumkan hal ini kepada pelanggan yang akan melakukan pembayaran.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan pengujian kebenaran pembayaran yang tercatat dengan cara menelusuri pembayaran ke pos lawannya, yakni kas atau bank.
2. Jika pembayaran melalui bank, lakukan pengujian penerimaan di bank dengan cara membandingkan penerimaan yang tercatat ke rekening koran bank yang bersangkutan.
3. Jika pembayaran melalui uang tunai, lakukan pengecekan kebenaran pencatatan buku kas dengan melakukan pemeriksaan kas yang ada.
4. Melakukan pengujian kebenaran penyetoran penerimaan uang ke bank dengan cara menelusuri setiap mutasi penyetoran bank ke bukti bank berikut bukti pendukungnya berupa nota bank, bandingkan dengan mutasi dalam rekening koran, dan teliti pemilik nomor rekening bank tersebut.
5. Melakukan pengujian kebenaran formal bukti pembayaran dengan cara mengecek kelengkapan bukti pendukung berupa faktur, surat jalan, pakcing list dan bukti pengeluaran barang dan tanda terima dari pelanggan.

Penjualan tunai dicatat sebagai penjualan kredit sementara hasil pembayarannya disetorkan ke rekening pribadi pegawai perusahaan.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus membuat kebijakan tertulis mengenai proses persetujuan penjualan kredit yang harus dilaksanakan bagian penjualan.
2. Direksi harus menetapkan petugas yang berwenang menyetujui pemberian penjualan kredit kepada pelanggan.
3. Direksi harus menetapkan pemisahan fungsi penjualan, penyimpanan, pencatatan dan penerimaan kas/bank.
4. Direksi harus menempatkan petugas yang memonitor realisasi penjualan kredit termasuk nama dan alamat pelanggan, jumlah penjualan kredit yang diberikan, dan saldo piutang yang belum dibayar.
5. Direksi harus menetapkan petugas yang menyelenggarakan buku pembantu piutang per pelanggan yang secara periodik dibandingkan kesesuaiannya dengan buku besar piutang.
6. Direksi harus menetapkan petugas yang secara periodik membuat daftar umur piutang penjualan, melakukan konfirmasi secara periodik dan meneliti piutang-piutang yang lama tidak tertagih.
7. Direksi harus menetapkan petugas yang melakukan penagihan atas piutang penjualan, khususnya yang telah jatuh tempo.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan pengujian kebenaran saldo piutang penjualan dengan cara mengkonfirmasikan hal tersebut kepada pelanggan yang bersangkutan, terutama terhadap piutang yang telah lama jatuh tempo.
2. Melakukan pengujian atas kelayakan pemberian penjualan kredit dengan cara meneliti ketaatan pemberian penjualan kredit dengan prosedur penjualan yang telah ditetapkan direksi, teliti petugas yang menyetujui pemberian kredit dan wewenangnya, dan alasan pemberian kredit tersebut.
3. Melakukan pengujian atas kebenaran formal penjualan kredit dengan cara menelusuri penjualan kredit yang dicatat ke bukti dasar dan pendukungnya berupa faktur, surat jalan, packing list, bukti pengeluaran barang dan tanda terima dari pelanggan, serta bukti persetujuan penjualan kredit dari bagian penjualan.
4. Melakukan kontrol hubungan antara data penjualan dengan bukti penerimaan kas dan bukti yang dicatat dalam kartu piutang.

Pelelangan kendaraan bermotor perusahaan dimenangkan oleh pembeli yang sudah ditetapkan lebih dulu (diarahkan pemenangnya) sehingga tidak dapat diperoleh harga yang optimal.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan tim pelelangan kendaraan bermotor yang bertugas dan bertanggungjawab melaksanakan penjualan kendaraan bermotor.
2. Direksi dan/atau panitia pelelangan harus menetapkan limit harga terendah atas pelelangan yang akan dilaksanakan.
3. Pelelangan harus diumumkan kepada masyarakat luas jauh hari sebelum pelaksanaannya agar cukup waktu bagi pihak yang berminat untuk mengikuti pelelangan.
4. Panitia pelelangan harus menyediakan cukup formulir bagi pihak yang berminat mengikuti pelelangan.
5. Pelelangan harus dilaksanakan secara terbuka sehingga seluruh peserta lelang dapat mengikuti jalannya pelelangan, dan penawaran yang diajukan, pihak yang melakukan penawaran dan harga penawarannya.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan penelitian atas daftar hadir peserta lelang dan formulir yang diambil peserta untuk mengikuti pelelangan.
2. Melakukan pengujian keabsahan pemenang lelang dengan cara menelusurinya ke formulir yang diisi peserta, daftar hadir, untuk mengetahui identitas peserta dan kehadirannya pada pelelangan.
3. Melakukan pengujian atas harga pemenang lelang untuk meyakini bahwa harga terbaik telah diperoleh dengan membandingkan harga pemenang dengan seluruh harga yang diajukan para penawar.
4. Melakukan pengujian atas pelaksanaan undangan secara luas dan terbuka dengan cara meneliti pengumuman yang dibuat panitia pelelangan, kapan, kepada siapa dan di mana dibuat.
5. Melakukan penelitian atas kronologis data dalam dokumen lelang.

Pembayaran hasil penjualan dari pelanggan tertentu tidak lancar karena tidak adanya batas waktu pembayaran namun tetap memperoleh pengiriman barang.

Kondisi ini terjadi karena pejabat di Bagian Penjualan mendapat imbalan dari pelanggan tersebut.

Upaya-upaya Preventif :

1. Direksi harus menetapkan format perjanjian penjualan yang baku dan menetapkan syarat-syarat pembayaran secara tegas.
2. Direksi harus menyusun daftar umur piutang dan mengidentifikasi pelanggan yang pembayarannya tidak lancar.
3. Direksi harus menetapkan prosedur penjualan yang membatasi jumlah maksimal penjualan kredit dikaitkan dengan pelunasan atas barang yang telah dikirim.
4. Direksi harus melakukan evaluasi berkala terhadap kinerja pelanggan dan kontrak penjualan.

Upaya-upaya Detektif :

1. Melakukan penelitian dan pengujian atas setiap umur piutang yang kurang lancar.
2. Melakukan penelitian terhadap perjanjian penjualan yang umur piutangnya telah lama dan membandingkannya dengan format baku yang telah ditetapkan.
3. Melakukan penelitian terhadap kartu piutang, apakah seluruh mutasi-mutasi yang terjadi telah sesuai dengan transaksi yang terjadi baik terhadap penjualan dan pembayarannya.
4. Melakukan penelitian terhadap bukti-bukti penyerahan/ pengiriman barang, bukti-bukti penagihan piutang serta bukti-bukti pembayaran/ pelunasan.